Pour vous donner un aperçu du contenu du manuel utilisateur du logiciel de gestion d'Institut de Beauté en voici un bref descriptif :
Manuel utilisateur de la gestion d’Institut de Beauté InCrEG LibertyLook
Sommaire :
1 Introduction
2 Guide de lecture
3 Installation du logiciel 3.1 Téléchargement
3.2 Exécution de l’installation
3.3 Mise en place du fichier d’enregistrement
3.4 Mise en place de la personnalisation
3.5 Première exécution
3.6 Installation optionnelle
3.7 Accès Internet
3.8 Paramétrage d’Internet Explorer
4 Ajout d’un institut 4.1 Fichiers d’enregistrement et de configuration
4.2 Initialisation de la base de données
4.3 Choix de l'institut à l’exécution
5 Démarrage et Arrêt de l’application 5.1 Démarrage de l’application sur le poste principal
5.2 Ouverture de l’application sur chaque poste
5.3 Arrêt de l’application sur le poste principal
6 Initialisation du logiciel 6.1 Modifications de vos données de référence
6.2 Création de vos fournisseurs
6.3 Création de vos articles
6.4 Saisie de votre stock
6.5 Création de vos prestations
6.6 Création des collaborateurs
6.7 Création de vos clients et de leur historique
7 Utilisation du logiciel 7.1 Les clients
7.2 La facturation
7.3 La gestion de stock
7.4 La gestion de la caisse
7.5 Les états comptables
7.6 La gestion du personnel
7.7 Les statistiques
7.8 La gestion informatique du logiciel
8 Trucs et astuces
9 Annexe 1 – Licence d’utilisation
Voici un extrait du manuel utilisateur mis à votre disposition. Dans la version téléchargeable, de nombreuses copies d'écran illustrent son contenu :
5 Démarrage et Arrêt de l’application
L’installation étant maintenant terminée. C’est le moment de rentrer dans le vif du sujet : Utiliser le logiciel.
Ce chapitre vous présente les étapes essentielles que vous devrez suivre à chaque utilisation du logiciel : Démarrer et Arrêter le logiciel.
Le logiciel étant prévu à la fois pour fonctionner sur un seul poste ou sur plusieurs, les notions de poste principal et d’autres postes est nécessaire :
Le poste principal est le poste qui possède l’accès à Internet et sur lequel les données sont stockées.
Les autres postes accèdent au poste principal mais ne stockent pas les données.
Cette distinction n’a de sens que si vous disposez de plusieurs postes.
5.1 Démarrage de l’application sur le poste principal
Pour démarrer l’application, faîtes un double clic sur l’icône feu vert.
La fenêtre correspondante n’est pas visible : Elle est directement mise en icône.
Dans cette fenêtre s’afficheront des messages qui n’ont d’intérêt qu’en cas de blocage.
5.2 Ouverture de l’application sur chaque poste
Pour afficher les écrans du logiciel, lancez l’icône Institut de beauté.
Internet Explorer se lance et ouvre le premier écran : Le Portail.
Si vous avez plusieurs instituts, vous devez d’abord indiquer sur quel institut vous souhaitez travailler puis valider votre choix.
Vous devez ensuite saisir le mot de passe de l’application et le valider. Au démarrage, le mot de passe offrant toutes les fonctionnalités est MDP (en majuscule).
Nous vous conseillons pour des questions de sécurité de modifier ce mot de passe au plus vite.
Une fois le mot de passe saisi sur le portail,vous accédez à l’écran principal de l’application.
5.3 Arrêt de l’application sur le poste principal
Cette étape est très importante. Si vous ne la respectez pas, vous risqueriez de perdre des informations.
Pour fermer l’application, en fin de journée par exemple, vous devez faire un double clic sur l’icône Feu rouge. Au bout de quelques secondes, la fenêtre en icône, qui s’était ouverte lors du lancement du Feu vert, va se fermer automatiquement.
A partir de ce moment, vous pouvez quitter Windows sans risque.
6 Initialisation du logiciel
Ce chapitre décrit une étape primordiale dans la mise en place du logiciel : Vous allez saisir toutes les informations nécessaires à sa bonne utilisation.
6.1 Modifications de vos données de référence
Les données de référence sont des données qui ne varient pratiquement jamais. Le logiciel est fourni avec certaines données qu’il vous appartient de modifier afin de coller à la réalité de votre institut.
Ainsi vous pouvez ajouter des informations, en supprimer ou simplement en modifier. C’est vous qui décidez. Cependant gardez à l’esprit que si vous conservez des données inutiles, elles viendront vous polluer durant l’utilisation du logiciel et vous feront perdre du temps.
Les données que vous pouvez modifier sont :  | Types de peau,
| | Catégories de clients,
| | Tranches d’âge des clients,
| | Origines des clients,
| | Modes de règlements,
| | Devises,
| | Types de prestations,
| | Catégories des prestations,
| | Types des articles,
| | Catégories des articles,
| | Marques des articles,
| | Types de mouvements de stock,
| | Types de mouvements de caisse,
| | Fonctions des collaborateurs,
| | Types de contrat des collaborateurs,
| | Types de pointage,
| | Profils utilisateurs,
| | Fêtes,
| | Paramètres de l’application,
| | Identifications pour l’accès à l’application. |
Toutes ces données se situent dans le menu Administration. La modification d’une donnée repose sur le même principe quelle que soit la donnée.
6.1.1 Origines des clients et autres données simples
Pour modifier une origine des clients, la marche à suivre est la suivante : 1. A partir du menu Administration, cliquez sur Origines des clients.
2. La liste des origines définies s’affiche. Cliquez sur l’origine que vous souhaitez modifier.
3. Modifiez le libellé, et validez la modification avec l’icône Enregistrer
4. L’origine est maintenant modifiée.
Pour supprimer une origine des clients, la marche à suivre est la suivante : 1. A partir du menu Administration, cliquez sur Origines des clients.
2. La liste des origines définies s’affiche. Cliquez sur l’origine que vous souhaitez supprimer.
3. Supprimez l’origine avec l’icône Supprimer
4. L’origine n’existe plus. A noter que la suppression n’est possible que si aucun de vos clients n’a été déclaré avec cette origine.
Pour créer une origine des clients, la marche à suivre est la suivante : 1. A partir du menu Administration, cliquez sur Origines des clients
2. La liste des origines définies s’affiche. Cliquez sur l’icône Nouveau
3. La fiche de création s’affiche. Saisissez le libellé, et validez la création avec l’icône Enregistrer
4. L’origine est maintenant créée.
Toutes les autres données simples se manipulent de la même manière. Vous pouvez maintenant les passer en revue.
6.1.2 Tranches d’âge des clients
Les tranches d’âge ont la particularité de disposer de 2 informations supplémentaires : | L’âge minimum (en année entière)
| | L’âge maximum (en année entière) |
Ces âges permettent de déduire automatiquement la tranche d’âge d’un client à partir de sa date de naissance si elle est fournie.
Attention : Les tranches d’âge ne doivent pas se chevaucher.
6.1.3 Modes de règlements
Les modes de règlements ont la particularité de disposer de 3 informations supplémentaires : | Un indicateur si le mode de règlement est encore utilisé,
| | Un indicateur si le mode de règlement peut nécessiter l’impression de chèques.
| | Un indicateur si le mode de règlement peut demander un rendu de monnaie. |
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